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La gestione del tempo: il metodo m5m

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Nel precedente articolo abbiamo visto come sia importante la gestione del tempo, soprattutto per attività come la tua.

Insieme abbiamo provato a usare il metodo di gestione del tempo introdotto da Covey. Abbiamo capito quanto sia importante la gestione delle attività; abbiamo diviso le nostre attività in 4 quadranti e capito come tutto possa girare solo intorno al quadrante II.

Si sa siamo tutti diversi, non è detto che il metodo che va bene a me possa essere utile anche per te. Per questo motivo abbiamo deciso di proporti anche un altro metodo organizzativo: m5m.

 

Questo metodo comunemente chiamato dei 5 minuti presenta una strategia della gestione del tempo che ti costringerà a non sfuggire al presente. Ti insegnerà a vivere il qui e ora, permettendoti di sfruttare al meglio l’attimo.

Tutto si basa su trovare un limite rigido e improrogabile per portare termine un’attività.

Il detto popolare chi ha tempoaspetti tempo chiarisce perfettamente la situazione. Solitamente, infatti, più si ha tempo per fare una cosa e più ci si metterà a concluderla.

uomo tempoIl fatto di fare le cose con calma crea solo l’illusione di farle meglio. Più si allungano i tempi e più è bassa la performance e uno dei motivi principali è la pigrizia.

Il trucco per utilizzare questo metodo è quello di stabilire un limite temporale per fare una determinata attività. Scaduto il periodo stabilito dovrai fermarti. Pian piano ti renderai conto che in quel lasso di tempo riuscirai a fare sempre più cose.

5 minuti ti sembrano pochi ma non è così. Allungare il tempo a tua disposizione vanificherebbe ogni tuo miglioramento.

Il tempo non è infinito devi imparare a gestirlo al meglio: devi darti un limite.

Vediamo come funziona il metodo m5m in pratica

Dopo questo esercizio capirai quanto tempo hai butato via inutilmente. Stai tranquillo nulla è perduto: la cattiva notizia è che il tempo vola. La buona notizia è che sei il pilota. (Michael Althsuler)

Applica questo metodo come un conto alla rovescia che ti aiuterà a concentrare al massimo tutte le tue forze per arrivare al tuo obiettivo.

Potrai usare il sistema per tutti i tuoi obiettivi giornalieri, suddividendo il lavoro complessivo in slot da 5 minuti. Minuto dopo minuto avrai completato il tuo obiettivo principale. Sarai stupito di scoprire che ciò che ti avrebbe rubato addirittura un mese lo avrai terminato in un solo giorno.

È molto probabile che, dopo poco tempo comincerai, a vivere la sensazione di “seguire il flusso”. Questa percezione è creata dal cervello quando attraverso la concentrazione estrema riesce  a focalizzare la sua attenzione su una sola attività, tralasciando tutto ciò che accade intorno. Ha mai fatto caso che se hai poco tempo per leggere un documento importante, neanche la tua canzone preferita trasmessa alla radio può distrarti? 

Comincia il tuo allenamento con attività semplici e pian piano aumenta il grado di difficoltà. Ricorda sempre che per ogni cosa hai 5 minuti non uno di più.

Per leggere I Promessi Sposi non bastano 5 minuti...

tempo 6Siamo pienamente consapevoli  che alcune attività richiedono ben più di 5 minuti per essere realizzate. Il tempo, ricorda, è fatto di frazioni e seguendo delle regole precise potrai portare a termine comunque il tuo obiettivo.

Il segreto è nello stabilire precedentemente quante unità temporali compongono la realizzazione del tuo obiettivo, così non dovrai allungare all’infinito la sua realizzazione.

Nel pratico, ad esempio, se prevedi che la tua attività di allestimento sala colazioni è attualizzabile  in un totale di 15 minuti dovrai dedicare 5 minuti ad ogni singola attività: 5 minuti per posizionare le tazzine, 5 per allestire il buffet dei dolci e 5 per quello del salato... L’importante è che mentre ti dedichi ai dolci non ti distrai controllando le tazzine! Qui e ora: questo è il concetto.

Nel gestire le tue frazioni di tempo non andare mai oltre a nove. A nove unità di 5 minuti corrispondono 45 minuti totali; diversi studi affermano che quello è il limite massimo di concentrazione ininterrotta che possiamo mantenere.

Per evitare, quindi, di commettere errori pianifica il tuo tempo aggiungendo una piccola pausa ogni 45 minuti. Distraiti per circa 10 o 15 minuti e riparti con il tuo obiettivo.

Logicamente, come nell’esempio dell’allestimento della sala colazioni, tra un’attività e l’altra potrà non esserci interruzione, ma dovranno sempre essere considerate singole attività da 5 minuti. 

Non ti sono bastate le nove unità da 5 minuti per terminare il lavoro? Non preoccuparti puoi sempre aggiungere ancora un’unità di un paio di minuti per terminare tutto.

Nel caso ti sia avanzato del tempo, invece, probabilmente le tue capacità erano superiori a ciò che pensavi. Ricordatelo la prossima volta così potrai pianificare al meglio ciò che devi fare.

Ora hai a disposizione due metodi per gestire il tuo tempo. Trova quello più affine alle tue capacità e al tuo stile.

Se ti sono serviti i nostri consigli, se hai qualche domanda al riguardo o vuoi condividere altri metodi per la gestione del tempo non esitare a scriverci o commentare qui sotto.

A presto e buon lavoro.

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