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La gestione del tempo: la pianificazione

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Generalmente chi lavora in una struttura turistica, a prescindere dal ruolo che ricopre, ha tantissime attività di ogni genere da gestire. Per questo la pianificazione in maniera dettagliata delle attività permette di non lasciare mai nulla indietro.

tempo3Prendiamo, come esempio, una piccola struttura: un b&b o un hotel di 15 camere a gestione familiare.

Come si svolge la giornata di Paolo (questo è il nome che daremo oggi al proprietario della struttura) e della sua famiglia che lo aiuta  nella gestione dell'hotel?

Tutto inizia la mattina presto quando, dopo un veloce caffè, Paolo raggiunge la sua struttura.

Mentre i suoi ospiti assaporano la colazione, lui provvede a dare il via alle prime azioni di check out e la sua signora, se ha la fortuna di avere un aiuto, riordina la sala colazioni. 

In strutture a conduzione familiare raramente si ha disposizione una collaboratrice per le pulizie, quindi, questi compiti gravano principalmente su un membro della famiglia.

Solitamente la mattinata scorre tra le varie incombenze: registrare le fatture, gestire i fornitori e gli ordini, un giro di supermercati, banca, posta o commercialista. Ahimè è difficile trovare il tempo per un secondo caffè seduti e con calma!

Terminati tutti i giri al di fuori della struttura il nostro Paolo  ricomincia con le attività interne: sistemare le aree comuni, rispondere alle mail, gestire le prenotazioni dirette e dei portali...Nel frattempo, non deve dimenticare nel forno i biscotti e i dolci per la colazione del giorno dopo.

Spesso, e per fortuna, la sue attività vengono interrotte dall’arrivo di nuovi clienti o dalle richieste di quelli già presenti in struttura.

Per imprenditori come Paolo è fondamentale coccolare e “viziare” il cliente, fa la differenza! Perciò tutto quello che stava facendo passa in secondo piano; una chiacchiera, un’informazione, un’esigenza specifica… Come per magia sono arrivate le sei di sera e probabilmente è stanco e non vede l’ora di tornare a casa con la sua signora.

Non vi sembra sia sfuggito qualcosa nella descrizione di questa giornata tipo?

Nessuno ha avuto un solo secondo da dedicare al marketing. Chi ha pianificato le strategie per raggiungere nuovi clienti? Chi ha aggiornato il sito, i profili social? Chi ha pensato a portare ulteriore fatturato alla struttura?

Paolo ci pensa spesso, lo sa che per vivere deve farsi conoscere. A tutte queste attività, però, riesce a dedicare solo ritagli di tempo e spesso è costretto a fare cose improvvisate e senza una vera logica, buttando giù consigli di amici o parenti vari.

La stessa situazione si trova anche nelle grandi strutture, non è solo un problema di quantità di personale. Il responsabile di un hotel più grande, anche se ha più aiuti da parte dello staff, deve comunque portare avanti tutte le attività relative alla gestione della struttura: controllare il budget, gestire il personale e spesso sono proprio le cose più importanti ad essere messe da parte o fatte frettolosamente.

Durante i nostri corsi ci sentiamo dire spesso: “ Grazie, è interessante quello che ci state dicendo, svolgendo queste attività sai quante prenotazioni in più? Si riuscirebbe a vendere in maniera pianificata e sicuramente più produttiva” oppure  “ Sarebbe bello se la mia struttura fosse conosciuta anche da altre persone, se riuscissi a raggiungere direttamente il mio cliente tipo...” Puntualmente, però, dopo tutte queste considerazioni la domanda che segue è: “Ma chi ha tempo di farle, chi può gestirle in maniera continuativa?”

Proprio qui casca l’asino: le priorità!!!

Torniamo ai commenti precedenti: più visibilità, più prenotazioni, più vendite, ma chi ha tempo per seguirle?

Le parole chiavi sono più visibilità, più prenotazioni e più vendite.

Per quale motivo tu e il nostro Paolo avete deciso di aprire una struttura turistica? Il vostro fatturato non deriva forse da prenotazioni e vendite?

La sostanza della questionetempo soldi

Riassumiamo in “qualche” attività’ basica il contenuto dei nostri corsi. Cosa serve per avere più visibilità’ più prenotazioni e più vendite?

  • Pianificare
  • Analizzare dati
  • Elaborare strategie di web marketing
  • Lavorare sul sito
  • Scrivere e inserire gli articoli per il blog
  • Ideare pacchetti turistici e offerte
  • Fidelizzare i clienti
  • Ottimizzare i portali come booking e expedia
  • Trovare nuovi canali di vendita
  • Rendere proficui i profili social (e magari spendere in campagne realmente  utili)

Ebbene sì sono 10 punti: 10 comandamenti basici che permetteranno alla tua struttura di farsi conoscere e aumentare il fatturato.

Altrimenti, per chi ha messo i biscotti nel forno Paolo?

La giornata tipo del nostro amico Paolo include attività fondamentali, ma per chi le sta facendo se i clienti non arrivano?

Se non dedichi del tempo ad azioni di marketing mirate come puoi trovare nuovi clienti e, quindi, nuovo fatturato che ti permettano di sostenere la tua attività?

Hai mai pensato di farti aiutare da qualcuno vicino a te, debitamente formato, o da una società esterna che si occupa di questo?

Lo so bene che, apparentemente, sembrano costi in più, ma, se ci pensi, nella realtà non sono costi ma investimenti. Ricorda che in tutte le leggi del mercato gli investimenti si ripagano da soli!

Non vogliamo cadere nello stereotipo che, visto il nostro mestiere, siamo qui per venderti qualcosa. 

Stiamo semplicemente provando a ricordarti che il giorno che tu e Paolo avete deciso di aprire la vostra struttura ricettiva avete pensato a una attività che rendesse la vostra vita migliore, soprattutto economicamente migliore. 

Perché tutto questo accada veramente avete bisogno di:

  • maggiore visibilità sul mercato (online e offline)
  • vendere di più grazie a strategie mirate e pianificate
  • curare la struttura per renderla sempre più accogliente 
  • seguire e coccolare gli ospiti così da fidelizzarli

Scopri con noi come si possono mettere insieme questi semplici punti… continua a leggere.

Il metodo Covey: dai precedenza alle priorità 

Ti consigliamo un libro molto interessante da leggere e rileggere più volte : “Le 7 regole per avere successo” di Stephen Covey.

L’autore pone una domanda molto precisa sulla gestione del tempo:

Qual è, fra le cose che potresti fare, e che ora non fai, quella che, se fatta con regolarità, determinerebbe un enorme cambiamento positivo nella tua vita personale e professionale?

Riflettici bene, rispondi con estrema sincerità e poi, insieme, analizzeremo la tua risposta. Se vuoi scrivila su un foglio. Per ora proviamo ad andare avanti con il nostro discorso.

Gestire il tempo in maniera efficace vuol dire individuare e dare precedenza alle priorità’. Partiamo facendo questo esercizio:

  • Trova le priorità nella tua professione, nella tua attività
  • Chiarisci i valori (personali e professionali) che spingono le tue azioni 
  • Adesso compara le varie attività in base alla loro relazione con i tuoi valori
  • Individua gli obiettivi: breve, medio e lungo termine
  • Pianifica il tuo tempo, elabora un piano specifico per conseguire i tuoi obiettivi
  • Svolgi le attività a cui hai dato i massimo della priorità 
  • Impara, che alla fine, non stai gestendo il tempo ma te stesso!!!

Prova ad analizzare la seguente matrice del tempo mettendo la gestione di te al centro e non quella del tempo

Cerchiamo di capire meglio:

matrice del tempoI fattori che definiscono principalmente un’attività sono due: urgente e importante.

Una questione urgente richiede un’attenzione immediata (rispondere al telefono, accogliere un cliente al check in sono cose urgenti)

Le azioni importanti hanno, invece, a che fare con un risultato. Se qualcosa ha importanza vuol dire che serve alla nostra missione, ne rispetta i valori e segue gli obiettivi in cima alle nostre priorità

Se non riesci ad individuare cosa può essere importante per gli obiettivi che devi raggiungere è normale che sarai distratto dalle cose urgenti.

Analizza il quadrante I: questo è il quadrante che ti consuma. Riporta le attività urgenti e importanti. Solitamente include problemi improrogabili e momenti di crisi. Questo è il quadrante della pressione dello stress e che spesso ti manda in tilt.

Il quadrante IV è quello del tipico rifugio di chi scappa dal quadrante I.

Purtroppo anche il quadrante III è un tranello. Le attività urgenti e non importanti fanno solo perdere tempo. Molto spesso l’urgenza delle attività di questo quadrante sono dettate da priorità di altri e non dalle nostre.

Siamo sicuri che hai già capito che la soluzione è nel quadrante II. Dovresti fare in modo di restringere sempre più il quadrante I ed evitare i quadranti III e IV.

Adesso proveremo a spiegarti perchè il quadrante II è il cuore pulsante della tua gestione del tempo personale e professionale.

In questo quadrante sono racchiuse le attività importanti e non urgenti che riguardano lo sviluppo delle relazioni, la preparazione di documenti importanti per la tua struttura (pacchetti, protocolli, newsletter, presentazioni della struttura etc..), la pianificazione a lungo termine, la manutenzione ordinaria e preventiva. Insomma, in questo quadrante, sono rappresentate tutte le attività che sappiamo di dover fare, ma che puntualmente rimandiamo con la scusa del poco tempo.

Perchè dare, quindi, importanza a questo quadrante? Perchè fare cose che in teoria abbiamo sempre rimandato? Semplice: fare queste attività ti permetterà di non trovarti nelle situazioni del quadrante I.

Ci stai seguendo?

Rifletti: se si applicasse della proattività a ciò che è nel quadrante II la tua efficacia sarebbe in notevole crescita. I problemi, le crisi diminuirebbero notevolmente e diventerebbero gestibili.

Pensare in anticipo, lavorare alla base delle attività serve a prevenire una degenerazione delle situazioni. Sapere dall’inizio come gestire una problematica rende facile la gestione stessa, senza inventare o improvvisare sul momento e sotto stress.

Lo sforzo iniziale richiede che tu cominci a dire no ad alcune attività non presenti nel quadrante II, eliminando tutto ciò che è banale e che fa perdere tempo.

Credi di farcela? Beh sicuramente puoi provarci!

Adesso ripensa, o rileggi, la risposta alla domanda iniziale.

Se ciò che andrebbe fatto regolarmente (e non stai facendo) potrebbe cambiare la tua prospettiva lo puoi inserire nel quadrante II. Comincia a farlo e vedrai che il cambiamento sarà importante.

Preparati a un impatto fortissimo sulla tua efficacia personale.

Vediamo in pratica come gestire priorità e attività importanti (non urgenti!)

Costruisci un planner dove inserire i seguenti elementi:

  • la tua missione personale e professionale (questa è alla base di tutto il tuo lavoro)
  • la definizione del tuo ruolo e quello dei tuoi eventuali collaboratori. Non sovrapporre le mansioni: ad ognuno il suo posto!
  • riporta gli obiettivi: quelli a breve, medio e lungo termine 
  • crea una programmazione settimanale e non giornaliera. Programma le tue priorità e non rendere le attività prioritarie in base al tuo programma. 

Non dimenticare mai questi concetti:

  • la gestione delle tue attività non deve negare un equilibrio alla tua vita.  Le cose più importanti sono e saranno sempre: salute, famiglia, soddisfazione  formazione  e sviluppo personale.
  • pensa al planner come il tuo socio in affari. Non è il tuo padrone, ma un fidato socio. Devi crearlo nel tuo stile, pensarlo sulle tue abitudini e i tuoi bisogni.

Adesso prendi carta e penna e stiliamo insieme una lista:

Consigli pratici per gestirti 

  • Determina i ruoli: cosa fai nella tua attività? di cosa ti occupi? a titolo di esempio puoi scrivere: addetto alla contabilita, responsabile delle colazioni, addetto al front office…
  • Imposta i tuoi obiettivi: quali risultati vuoi raggiungere in ciascuno dei ruoli che hai individuato? Splitta gli obiettivi in sette giorni. Ricorda sempre di annotare le attività presenti nel quadrante II, per ora tralascia il più possibile il quadrante I
  • Programma: pianifica il tempo in base agli obiettivi. Ogni obiettivo è un piano d’azione. scrivi tutto… hai notato quanto spazio vuoto è rimasto? bene in realtà non è vuoto ma utile! lo spazio non pianificato è quello che ti servirà per affrontare imprevisti, spostare appuntamenti, fare tutto ciò che non è presente nel quadrante ii
  • Diventa acqua. Devi essere adattabile come l’acqua. Tutte le mattine dedica pochi minuti a rivedere il tuo planner: controlla, modifica attua tutte le correzioni che reputi opportune.
  • Fidati. Delegare è la cosa più complicata di tutte. Tu conosci i tuoi collaboratori meglio di chiunque altro. Hai puntato sulla loro formazione, conosci le loro peculiarità. Trova la persona giusta per l’attività giusta e come per magia avrai più tempo da dedicare ad altre attività.

Facciamo il punto sul metodo Covey

Prova ad organizzare la tua prossima settimana: inizia con trascrivere i tuoi ruoli e i tuoi obiettivi.

Adesso trasferisci tutto su un piano d’azione.

Tra sette giorni analizzerai i risultati del tuo planner, quanto il tuo progetto abbia rispettato i valori aziendali e sia stato coerente con i propositi che ti sei dato.

Cerca di essere più preciso possibile, se riesci stabilisci degli orari specifici per le tue attività.

Credi che sia troppo complicato per te in questo momento mettere a frutto il metodo Covey?

Vedi avevo pianificato anche questo… Prova, allora, a seguire il metodo che ti consiglio in quest’articolo chiamato 5m5: il metodo dei 5 minuti

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